Kassenbuch Vorlage

Ein einfaches Kassenbuch für Excel: Bestand, Monatssummen und Kassensturz rechnen sich selbst. Ideal für die Handkasse oder Portokasse. Herunterladen, ausfüllen, regelmäßig ausdrucken.

So führen Sie das Kassenbuch

1. Tragen Sie den Anfangsbestand ein, also den Übertrag aus dem Vormonat.
2. Jede Bargeldbewegung bekommt eine eigene Zeile: Datum, Beleg-Nr., Buchungstext, Betrag unter Einnahmen oder Ausgaben, dazu der USt-Satz (19 %, 7 % oder 0 %).
3. Der Bestand rechnet sich in Excel selbst. Er darf nie unter null fallen: Ein negativer Kassenbestand ist bei Prüfungen ein klassischer Fehler.
4. Nummerieren Sie jeden Beleg mit der Beleg-Nr. und legen Sie ihn ab. Fehlt ein Beleg, schreiben Sie einen Eigenbeleg.
5. Machen Sie regelmäßig einen Kassensturz: Bargeld zählen und mit dem Endbestand vergleichen. Die Differenz sollte null sein.
6. Drucken Sie die Seiten aus, unterschreiben Sie sie und heften Sie sie ab.

Ist ein Kassenbuch in Excel GoBD-konform?

Allein nicht. Eine Excel-Datei lässt sich jederzeit ändern, die GoBD verlangen aber, dass nachträgliche Änderungen erkennbar oder ausgeschlossen sind. Deshalb gilt: Seiten regelmäßig (am besten täglich) ausdrucken, unterschreiben und abheften, oder eine Software nutzen, die jede Änderung protokolliert. Für eine kleine Handkasse oder Portokasse reicht das in vielen Betrieben. Wer viel Bargeld einnimmt, etwa im Einzelhandel oder in der Gastronomie, braucht meist ein Kassensystem. Im Zweifel fragen Sie Ihre Steuerberatung. Das hier ist keine Steuerberatung.

Typische Fehler

• Nachträglich eintragen. Wer am Freitag die ganze Woche aus dem Gedächtnis nachträgt, liegt bei den Beträgen schnell daneben.
• Kein Kürzel. Fehlt Geld in der Kasse, weiß niemand, wen er fragen soll.
• Lose Belege. Quittungen gehen verloren, die Ausgabe lässt sich nicht mehr belegen.