Formato de caja chica
Un formato de caja chica en Excel: el saldo, el arqueo de caja y la reposición se calculan solos. En Colombia se le llama caja menor; funciona igual. Imprímalo y guárdelo con la caja, o ábralo en Excel o Google Sheets.
| Fecha | No. comprobante | Concepto | Cuenta | Entradas ($) | Salidas ($) | Saldo ($) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Saldo inicial | ||||||
Total salidas: $________ Saldo según registros: $________ Efectivo contado: $________ Diferencia: $________
Elaboró: ______________ Revisó: ______________
Formato gratis de pettycashing.com
¿Qué es la caja chica?
La caja chica (o caja menor) es un fondo pequeño de efectivo que se guarda en la oficina o el negocio para gastos menores: papelería, mensajería, estacionamiento, garrafones de agua. Cada salida se anota en el formato y se respalda con una factura, un ticket o un vale.
Fondo fijo: cómo funciona
Con el fondo fijo, la caja siempre se repone al mismo monto, por ejemplo $5,000. Al final del periodo se repone exactamente lo que se gastó. Así es fácil de revisar: efectivo más comprobantes siempre debe dar el fondo fijo.
Ejemplo resuelto
Fondo fijo de $5,000, cuatro gastos en octubre:
| Fecha | No. comprobante | Concepto | Entradas ($) | Salidas ($) | Saldo ($) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 oct | Saldo inicial | 5,000.00 | 5,000.00 | ||
| 3 oct | CC-001 | Hojas y tóner | 620.00 | 4,380.00 | |
| 9 oct | CC-002 | Envío de documentos | 185.00 | 4,195.00 | |
| 15 oct | CC-003 | Garrafones de agua | 90.00 | 4,105.00 | |
| 24 oct | CC-004 | Estacionamiento | 120.00 | 3,985.00 | |
| 31 oct | Total salidas | 1,015.00 | 3,985.00 | ||
| 1 nov | Reposición | 1,015.00 | 5,000.00 |
$620 + $185 + $90 + $120 = $1,015 gastados. En la caja debe haber $3,985. Se reponen $1,015 y la caja vuelve a $5,000.
Cómo hacer el arqueo de caja
- Cuente todos los billetes y monedas de la caja.
- Sume los comprobantes del periodo (facturas, tickets y vales).
- Efectivo contado más comprobantes debe ser igual al fondo fijo. Si no, anote la diferencia y averigüe la causa el mismo día.
- Que firmen quien elaboró y quien revisó, y solicite la reposición.
Errores comunes
- Anotar después. Los gastos se escriben al final de la semana de memoria y los importes no cuadran.
- Sin nombre. Cuando falta dinero, nadie sabe a quién preguntar.
- Comprobantes sueltos. Los tickets se pierden y el gasto no se puede comprobar.
¿Prefiere hacerlo desde el celular?
PettyCashing pone un código QR en su caja. El personal lo escanea, registra lo que tomó y le toma foto al comprobante. Usted ve el saldo que debería haber, cada comprobante y quién tomó qué. 30 días gratis. Por ahora la aplicación está solo en inglés.